Telefonleitfaden für die Neukundengewinnung [8 exakte Schritte] 📞

Antike Telefonhörer, die miteinander verbunden sind symbolisieren die Kaltakquise.

Auch nach vielen Jahren der Akquise am Telefon, habe ich bei jedem Gespräch immer einen Leitfaden vor mir liegen. Ich muss nicht jede Frage davon ablesen, aber als vorgegebene Struktur und Hilfestellung, ist ein Telefonleitfaden unerlässlich.
Im heutigen Beitrag möchte ich dir die 8 Schritte zeigen, die auf meinem Leitfaden nicht fehlen dürfen.

Das kannst Du aus diesem Beitrag mitnehmen:

  • Welche Punkte dein Telefonleitfaden enthalten sollte
  • Wie du mit einem Formular deine Erfolgsquote erhöhst
  • Warum Clickbait auch bei der Kaltakquise funktioniert

Du möchtest lieber zuschauen als lesen? Hier ist das Video zum Artikel: Telefonleitfaden für die Neukundengewinnung

Bei der Neukundengewinnung hilft ein Telefonleitfaden.

Den Telefonleitfaden strukturieren

In 8 einfachen Schritten kannst Du mit Deinem Telefonleitfaden für die Neukundengewinnung eine wesentlich höhere Erfolgswahrscheinlichkeit von 80 bis 90 % erzielen. In diesem Beitrag gehe ich nun auf die einzelnen Schritte ein und gebe Dir auch Beispiele aus meiner eigenen Erfahrung, an denen Du Dich orientieren kannst.

  1. Begrüßung
  2. Warmer Einstieg
  3. Wertschätzung
  4. Finaler Kundennutzen
  5. Terminangebot
  6. Terminqualifizierung
  7. Terminabsicherung
  8. Verabschiedung

1. Begrüßung

Eine Begrüßung ist im Grunde genommen nichts Besonderes. Es gibt jedoch eine Sache, die Du beachten solltest: Setze immer eine Begrüßung an den Schluss, damit Dein Gesprächspartner direkt darauf antworten kann.

Guten Tag Herr Müller, hier spricht Lars Krüger. Hallo!

2. Warmer Einstieg

Zwar gibt es – je nach dem, welcher Typ Du bist – unterschiedliche Möglichkeiten in ein Gespräch einzusteigen, doch ich empfehle meistens den warmen Einstieg. Dazu eignet es sich besonders gut, auf einen Dritten zu verweisen und somit eine Empfehlung als Begründung für den Anruf zu suggerieren.

Ich hatte Ihre Nummer von einem Kollegen erhalten und wollte mit Ihnen einen Termin abstimmen. Haben Sie dafür gerade einen Moment?“

Da Du es in den meisten Fällen mit eher dominanten Entscheidern zu tun haben wirst, überlässt du ihnen mit der letzten Frage die Möglichkeit, selbst zu entscheiden.

Tipp: Sollte der eher seltene Fall eintreffen, dass Dein Kunde Dich danach fragt, welcher Kollege denn den Kontakt weitergegeben hat, nenne den Namen desjenigen, der das CRM-System betreut, und weise Deinen Kunden daraufhin, dass Dein Unternehmen sich die potenziellen Geschäftspartner im Vorfeld sehr genau anschaut.

3. Wertschätzung

Vielleicht hast Du schon einmal vom Grundsatz „Loben bringt nach oben“ gehört. Ich habe darüber bereits beim initiativen Kundentyp geschrieben, denn ihm ist eine Wertschätzung seiner Leistung besonders wichtig. Ein Lob kostet uns nichts und ist sehr leicht zu generieren, indem wir auf die Webseite des Kunden gehen. Hier findet sich immer ein Reiter „Über uns“, der uns als Stichwortgeber für folgenden Satz dienen kann:

Sie wurden mir empfohlen, da Ihr Unternehmen über einen sehr guten Ruf verfügt und besonders auf dem Gebiet [hier etwas von der Webseite mit Bezug zum eigenen Produkt einsetzen] sehr erfolgreich ist, ist das richtig?“

Meiner Erfahrung nach kann kein Mensch sich gegen ein Lob verwehren und freut sich erst einmal über die ihm zuteilgewordene Wertschätzung.

4. Finaler Kundennutzen

Die positive Stimmung aus Punkt 3 kannst Du Dir jetzt zunutze machen, in dem Du kurz und prägnant – also in 1 bis 2 Sätzen – die Vorteile Deines Produktes für den Kunden auf den Punkt bringst.

Wir haben speziell für Unternehmen wie das Ihrige eine Lösung entwickelt, mit der Sie [Vorteil A, Vorteil B] erzielen können. Dazu wollte ich mit Ihnen in einem 30-minütigen Telefonat prüfen, was das genau für Ihr Unternehmen bedeutet.“

5. Terminangebot

Jetzt weiß der Kunde, wer Du bist und was Du willst. Ohne, dass Du zulange um den heißen Brei herum redest, kommst Du direkt zum Punkt und holst Dir das Termin Commitment, d. h. die Bindung durch einen verbindlichen Termin.

Hier greifst Du auf ganz klassische Strategien aus dem Vertrieb zurück und stellst eine Alternativfrage, bei der es kein Nein gibt:

Passt Ihnen ein Gespräch eher vormittags oder nachmittags?“

6. Terminqualifizierung

In diesem Schritt stellst Du sicher, dass Dein Geschäftspartner den Termin ernst nimmt.

Gut, dann reserviere ich den [Termin] für Sie. Gibt es noch Punkte, die Ihnen bei [Thema/Produkt] wichtig sind?“

Im zweiten Teil dieses Schritts prüfst Du, ob es noch andere Entscheider gibt, die Du berücksichtigen und mit ins Boot holen musst. Hier liegt der sprichwörtliche Hund begraben, denn nichts ist ärgerlicher, als einen Termin abzusprechen und eine Präsentation durchzuführen, wenn am Ende der zum Kaufabschluss qualifizierte Entscheider gar nicht mit von der Partie war. Stelle daher unbedingt schon bei der Akquise fest, ob Du mit der richtigen Person sprichst bzw., ob alle richtigen Personen am Termin teilnehmen werden.

Mal angenommen, unser Gespräch verläuft positiv und Sie sind von unserer Lösung begeistert, entscheiden Sie das alleine oder holen Sie sich dafür noch jemanden mit ins Boot?“

Tipp: Sollte der Kunde durchblicken lassen, dass er nicht alleine entscheidet, aber für den Termin den oder die anderen Entscheider nicht hinzunehmen möchte, weise auf das Stille-Post-Prinzip hin, bei dem zu viele Informationen verloren gehen, wenn nicht alle am Tisch sitzen.

Gut strukturiert wird die Akquise zum Erfolg.

7. Terminabsicherung

Mit Schritt 7 machst Du Dir vor allem selbst das Leben leichter. Vielleicht kennst Du das aus dem Außendienst: Du machst einen Termin, bist super glücklich und fährst 600 km durch die halbe Republik. Doch vor Ort kann sich niemand an den Termin erinnern und Du fährst unverrichteter Dinge zurück.

Nur wenn Dein Partner den Termin auch als Termin anerkennt, wirst Du dieses Problem vermeiden können. Sorge also dafür, dass nach dem Telefonat noch einmal eine E-Mail und/oder SMS als schriftliche Bestätigung an Deinen Kunden raus gehen. Noch besser ist es, wenn Du ihn nach „etwas zu Schreiben“ fragst, damit er sich direkt Deinen Namen und den Termin selbst notieren kann.

8. Verabschiedung

Selbstverständlich legt niemand einfach so den Hörer auf. Doch auch in der Verabschiedung habe ich noch einen Tipp für dich. Denn hier kannst Du Dir den Effekt zunutze machen, den man im Internet als Clickbait und in TV-Serien als Cliffhanger bezeichnet.

Alles klar, Herr Müller, dann danke ich Ihnen an dieser Stelle schon einmal und seien Sie gespannt, so etwas, haben Sie noch nicht gesehen. Auf Wiederhören!“

Eine solch hochtrabende Ankündigung wird vielleicht dafür sorgen, dass der Kunde jetzt einiges von Dir erwartet und Du wirklich liefern musst. In jedem Fall wird es jedoch ein Schmunzeln hinterlassen und die Aufmerksamkeit auf Dich und Dein Produkt erhöhen. Das ist besonders wichtig, wenn Du nicht einer unter vielen Anrufern des Tages bleiben möchtest.

Der Vorbereitungsbogen

Mit einem einfachen Formular (z. B. von google oder Typeform) kannst Du ein wirklich mächtiges Tool in die Hand nehmen. Nach dem Telefonat schickst Du Deinem Kunden mit der Terminbestätigung ein kurzes Multiple-Choice-Formular, in dem er neben seinen Namen auch Angaben zur Firmengröße, der aktuellen Handhabung und der Häufigkeit des Bedarfs an Deinem Produkt mitteilen soll.

Als Anknüpfungspunkt für das die spätere Präsentation ist auch die Frage „Was ist Ihnen diesbezüglich besonders wichtig?“ vorteilhaft. Hier kannst Du einige Auswahlmöglichkeiten vorgeben, die Deiner Erfahrung nach bei anderen Kunden sehr gut ankamen. Wir haben den Vorteil dieses Formulars gemessen. Das Ergebnis war, dass die Wahrscheinlichkeit für einen durchgeführten Termin dreimal so hoch war, wenn der Kunde den Vorbereitungsbogen ausgefüllt hatte.

Was bleibt unterm Strich?

  • Nach einem warmen Einstieg kommst du kurz und knackig zum Punkt.
  • Ein Terminangebot ist als Alternativfrage besonders sicher formuliert.
  • Das A und O ist die Terminqualifizierung, welche dafür sorgt, dass Du auch wirklich mit der richtigen Person einen Termin hast.
  • Ein Vorbereitungsbogen erhöht die Erfolgswahrscheinlichkeit und macht dir das Leben leichter.

Ich hoffe, dass Dir meine 8 Punkte des Telefonleitfadens für die Neukundengewinnung weiterhelfen können. Doch mich interessiert auch, wie Du es machst. Hast Du ebenfalls einen Leitfaden am Tisch? Arbeitest Du auch mit einem Vorbereitungsbogen? Teile deine Erfahrungen in den Kommentaren mit mir. Ich freue mich!

Hier findest du das Thema noch einmal als Video aus einem meiner Workshops:

Liebe Grüße

Lars

Lars Krüger

Author Lars Krüger

Ich bin Lars und arbeite seit 2005 im Direkt Vertrieb. Im Außendienst verkaufte ich bei Käuferportal.de (Europas Nr. 1 für die Beschaffung von Investitionsgütern), welches ich von 42 auf 250 Mitarbeiter in 2,5 Jahren im Vertrieb mit begleitet habe. Im Anschluss entwickelte ich 4 Jahre den Vertrieb vom Software Unternehmen trecker.com mit und begleitete das Unternehmen u.a. bei der ersten Finanzierungsrunde mit 2,1 Millionen Euro (Lead Investor Target Partners). Besuch mich auf LinkedIn, Xing, Facebook oder YouTube! Ich freue mich mit Dir weiter auszutauschen :-)

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